在企業(yè)日常財(cái)務(wù)管理中，備用金作為一種預(yù)支資金，主要用于滿足小額、頻繁的日常零星開支需求，如差旅費(fèi)、辦公用品購置等。正確記錄和管理備用金的會(huì)計(jì)分錄，對(duì)于確保企業(yè)財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性至關(guān)重要。以下將詳細(xì)闡述備用金涉及的主要會(huì)計(jì)分錄及其處理方式。
一、備用金的預(yù)支與設(shè)立
當(dāng)企業(yè)決定設(shè)立備用金時(shí)，通常由出納或相關(guān)人員從公司銀行賬戶中提取現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬至專門的備用金賬戶。此時(shí)，會(huì)計(jì)上需做如下分錄：
借：其他應(yīng)收款——備用金 貸：銀行存款
此分錄中，“其他應(yīng)收款——備用金”科目用于核算企業(yè)預(yù)付給內(nèi)部員工或部門的款項(xiàng)，包括備用金。借方表示備用金的預(yù)支增加；貸方“銀行存款”則反映企業(yè)實(shí)際減少的銀行存款金額。
二、備用金的實(shí)際使用
員工使用備用金進(jìn)行日常開支后，需提交相關(guān)報(bào)銷單據(jù)。會(huì)計(jì)人員審核無誤后，將根據(jù)報(bào)銷金額進(jìn)行會(huì)計(jì)處理：
借：管理費(fèi)用/銷售費(fèi)用/制造費(fèi)用等（根據(jù)支出性質(zhì)歸類） 貸：其他應(yīng)收款——備用金
此處，“管理費(fèi)用”、“銷售費(fèi)用”或“制造費(fèi)用”等科目對(duì)應(yīng)具體的支出類別，反映企業(yè)的各項(xiàng)運(yùn)營成本。借方記錄實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用；貸方“其他應(yīng)收款——備用金”則表示備用金的減少，即已報(bào)銷使用的部分。
三、備用金的補(bǔ)充與調(diào)整
隨著備用金的不斷使用與報(bào)銷，企業(yè)可能需要適時(shí)補(bǔ)充備用金以維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。補(bǔ)充備用金時(shí)，會(huì)計(jì)分錄如下：
借：其他應(yīng)收款——備用金 貸：銀行存款
此分錄與備用金預(yù)支時(shí)的處理相同，只不過方向相反，表示備用金的增加。
另外，如果發(fā)現(xiàn)備用金賬戶存在余額過多或過少的情況，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。例如，若備用金賬戶余額超過實(shí)際需要，可將多余部分歸還至公司銀行賬戶：
借：銀行存款 貸：其他應(yīng)收款——備用金
反之，若備用金賬戶余額不足以滿足日常需求，企業(yè)則需按照上述“備用金的預(yù)支與設(shè)立”環(huán)節(jié)的分錄進(jìn)行補(bǔ)充。
四、備用金的年末清理
每年年末，企業(yè)應(yīng)對(duì)備用金進(jìn)行徹底清理，確保所有已發(fā)生但未報(bào)銷的備用金支出均已入賬，并對(duì)備用金賬戶進(jìn)行核對(duì)。如有員工離職或其他原因?qū)е聜溆媒馃o法收回，需進(jìn)行壞賬準(zhǔn)備計(jì)提：
借：壞賬準(zhǔn)備 貸：其他應(yīng)收款——備用金
同時(shí)，對(duì)于已計(jì)提壞賬準(zhǔn)備后又收回的備用金，應(yīng)作如下分錄：
借：銀行存款/庫存現(xiàn)金（實(shí)際收回金額） 借：其他應(yīng)收款——備用金（原計(jì)提壞賬金額） 貸：壞賬準(zhǔn)備
五、備用金的內(nèi)部控制
為確保備用金的有效管理和使用，企業(yè)應(yīng)建立健全備用金的內(nèi)部控制制度，包括但不限于：
綜上所述，備用金的會(huì)計(jì)分錄處理涉及預(yù)支設(shè)立、實(shí)際使用、補(bǔ)充調(diào)整、年末清理等多個(gè)環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和企業(yè)內(nèi)控制度進(jìn)行操作，確保備用金管理的規(guī)范性與準(zhǔn)確性。同時(shí)，建立健全備用金內(nèi)部控制體系，對(duì)于防范資金風(fēng)險(xiǎn)、提高資金使用效率具有重要意義。