一、備用金概念與性質(zhì)
備用金（Petty Cash），是指企業(yè)為滿足日常小額零星開支需要，預(yù)付給各部門或特定員工保管的一定數(shù)額的現(xiàn)金。備用金主要用于支付不能通過轉(zhuǎn)賬或發(fā)票報(bào)銷的小額現(xiàn)金支出，如辦公用品購置、差旅途中小額餐費(fèi)、交通費(fèi)等。備用金屬于企業(yè)流動(dòng)資金的一部分，具有周轉(zhuǎn)速度快、使用頻率高的特點(diǎn)。
二、備用金科目設(shè)置
在會(huì)計(jì)核算中，備用金通常記入以下科目：
1. 庫存現(xiàn)金科目（Cash in Hand 或 Petty Cash）：這是企業(yè)最常用的備用金科目設(shè)置方式。企業(yè)預(yù)付備用金時(shí)，借記“庫存現(xiàn)金”科目，貸記“銀行存款”科目（若從銀行提?。┗颉捌渌麘?yīng)收款”科目（若從公司其他賬戶劃撥）。此后，備用金使用、報(bào)銷、補(bǔ)充等操作均在“庫存現(xiàn)金”科目內(nèi)進(jìn)行明細(xì)核算。
2. 其他應(yīng)收款科目（Other Receivables）：部分企業(yè)將備用金作為“其他應(yīng)收款”下的二級(jí)科目進(jìn)行管理，如設(shè)立“其他應(yīng)收款——備用金”科目。這種方式下，預(yù)付備用金時(shí)，借記“其他應(yīng)收款——備用金”科目，貸記“銀行存款”等科目。備用金使用后報(bào)銷時(shí)，再?zèng)_減“其他應(yīng)收款——備用金”科目。
三、備用金會(huì)計(jì)處理流程
1. 預(yù)付備用金：
庫存現(xiàn)金科目處理：借：庫存現(xiàn)金，貸：銀行存款（或其他應(yīng)收款）。
其他應(yīng)收款科目處理（如適用）：借：其他應(yīng)收款——備用金，貸：銀行存款（或庫存現(xiàn)金）。
2. 備用金使用與報(bào)銷：
發(fā)生小額現(xiàn)金支出：不做會(huì)計(jì)分錄，僅在備用金臺(tái)賬中登記支出明細(xì)。
定期報(bào)銷：匯總報(bào)銷單據(jù)，經(jīng)審批后，借：相關(guān)費(fèi)用科目（如管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用等），貸：庫存現(xiàn)金（或其他應(yīng)收款——備用金）。
3. 補(bǔ)充備用金：
庫存現(xiàn)金科目處理：借：庫存現(xiàn)金，貸：銀行存款。
其他應(yīng)收款科目處理（如適用）：借：其他應(yīng)收款——備用金，貸：銀行存款。
四、備用金管理制度與內(nèi)部控制
為確保備用金使用的合規(guī)性與安全性，企業(yè)應(yīng)建立完善的備用金管理制度，包括：
備用金領(lǐng)用與報(bào)銷審批制度：明確備用金領(lǐng)用、使用、報(bào)銷的審批權(quán)限與流程，確保備用金使用的合理性和可控性。
備用金臺(tái)賬管理：設(shè)立備用金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備用金收支情況，定期與會(huì)計(jì)賬簿核對(duì)，確保賬實(shí)相符。
備用金盤點(diǎn)制度：定期或不定期進(jìn)行備用金盤點(diǎn)，檢查備用金余額是否與賬面相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理差異。
備用金責(zé)任人制度：明確備用金保管人的職責(zé)與權(quán)利，對(duì)其管理行為進(jìn)行監(jiān)督與考核，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)。
五、總結(jié)
備用金在會(huì)計(jì)科目中通常記入“庫存現(xiàn)金”或“其他應(yīng)收款”科目下設(shè)的二級(jí)科目。在實(shí)際操作中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身管理需要和會(huì)計(jì)核算體系，選擇合適的科目進(jìn)行核算，并建立健全備用金管理制度與內(nèi)部控制，確保備用金使用的合規(guī)、安全、高效。通過規(guī)范備用金的會(huì)計(jì)處理流程，企業(yè)可以準(zhǔn)確反映備用金的收支狀況，為財(cái)務(wù)管理決策提供可靠依據(jù)。